Tổng hợp phần mềm thay thế Microsoft Office miễn phí mà dân văn phòng nên biết

Nếu không muốn bỏ tiền mua Microsoft Office hoặc đơn giản là muốn tìm một bộ ứng dụng văn phòng nhẹ hơn, miễn phí hơn, hiện nay người dùng có khá nhiều lựa chọn đáng chú ý. Trên thực tế, nhiều phần mềm đã hỗ trợ rất tốt các định dạng DOCX, XLSX hay PPTX quen thuộc và hoàn toàn đủ dùng cho học tập, làm việc văn phòng hoặc xử lý tài liệu hàng ngày.

Dưới đây là một số lựa chọn thay thế Microsoft Office đáng chú ý mà người dùng VN-Z có thể tham khảo.

LibreOffice – Bộ Office miễn phí thuần nhất hiện nay​

LibreOffice

LibreOffice có lẽ là cái tên nổi tiếng nhất trong thế giới phần mềm văn phòng miễn phí. Đây là dự án mã nguồn mở kế thừa từ OpenOffice trước đây và hiện được cộng đồng phát triển rất mạnh.
LibreOffice là bộ phần mềm văn phòng tự do, mã nguồn mở mạnh mẽ. Được đóng gói cho Windows, Macintosh và GNU/Linux, LibreOffice bao gồm 6 ứng dụng với nhiều tính năng cho tất cả các nhu cầu xử lý dữ liệu và xuất bản tài liệu: Writer, Calc, Impress, Draw, Math và Base. Bạn có thể nhận trợ giúp và tài liệu miễn phí từ cộng đồng người dùng rộng lớn,
Bộ phần mềm này bao gồm:

• Writer (thay Word)
• Calc (thay Excel)
• Impress (thay PowerPoint)
• Draw, Base và Math

Ưu điểm lớn nhất của LibreOffice là hoàn toàn miễn phí, không quảng cáo và không yêu cầu đăng ký tài khoản. Phần mềm hoạt động offline, hỗ trợ Windows, Linux và macOS.

Khả năng mở file DOCX/XLSX hiện đã khá tốt, đặc biệt phù hợp với:

• học sinh, sinh viên
• máy tính cấu hình yếu
• người thích phần mềm mã nguồn mở
• môi trường doanh nghiệp muốn tiết kiệm chi phí bản quyền

Điểm trừ là giao diện hơi “cổ điển” và đôi lúc vẫn có lỗi định dạng với các file Office quá phức tạp.

Apache OpenOffice​

Bên cạnh LibreOffice, Apache OpenOffice cũng là một bộ ứng dụng văn phòng miễn phí nổi tiếng và từng được xem là đối thủ lớn của Microsoft Office trong nhiều năm. Phần mềm cung cấp đầy đủ các công cụ quen thuộc như Writer (soạn thảo văn bản), Calc (bảng tính), Impress (trình chiếu), Draw (đồ họa), Base (cơ sở dữ liệu) và Math (công thức toán học). OpenOffice hiện đã có phiên bản tiếng Việt với những cải tiến như: mang đến khả năng tương tác đúng cách với Microsoft Sharepoint, cho phép sử dụng hiệu quả hơn trong môi trường doanh nghiệp, thay đổi cho hộp thoại xuất PDF, chức năng bảo mật tốt hơn cho các công cụ giải toán, tính năng tạo chữ ký số,…

Điểm mạnh của OpenOffice nằm ở giao diện đơn giản, nhẹ, dễ sử dụng và hoạt động khá ổn định trên các máy tính cấu hình cũ hoặc hệ điều hành đời thấp. Phần mềm hỗ trợ đọc và chỉnh sửa nhiều định dạng tài liệu phổ biến của Microsoft Office như DOCX, XLSX hay PPTX, đồng thời sử dụng chuẩn OpenDocument mở.

Ưu điểm của Apache OpenOffice:

• Hoàn toàn miễn phí và mã nguồn mở.
• Dung lượng nhẹ, chạy tốt trên máy tính cấu hình thấp hoặc đời cũ.
• Có đầy đủ các công cụ văn phòng cơ bản như Word, Excel, PowerPoint.
• Hỗ trợ nhiều định dạng tài liệu phổ biến của Microsoft Office.
• Giao diện đơn giản, dễ làm quen với người dùng phổ thông.
• Hoạt động ổn định, ít tiêu tốn tài nguyên hệ thống.

Nhược điểm của Apache OpenOffice:

• Tốc độ phát triển và cập nhật chậm hơn LibreOffice.
• Khả năng tương thích với file Office mới (DOCX, XLSX, PPTX) chưa thực sự hoàn hảo.
• Ít tính năng hiện đại và công cụ cộng tác trực tuyến.
• Giao diện khá cũ so với các bộ Office hiện nay.
• Hệ sinh thái tiện ích mở rộng và cộng đồng hỗ trợ không còn quá sôi động.

Dù tốc độ cập nhật tính năng không còn nhanh như LibreOffice, Apache OpenOffice vẫn phù hợp với người dùng có nhu cầu văn phòng cơ bản như học tập, làm việc văn bản, tạo bảng tính hoặc trình chiếu mà không muốn tốn chi phí mua Microsoft 365. Đây cũng là lựa chọn đáng cân nhắc cho các cơ quan, trường học hoặc phòng máy cần một bộ Office miễn phí, nhẹ và dễ triển khai trên nhiều máy tính.

Google Docs / Google Sheets / Google Slides – Làm việc online cực mạnh​

Google Docs Workspace

Nếu thường xuyên làm việc nhóm hoặc lưu trữ tài liệu trên cloud thì bộ công cụ của Google là lựa chọn rất đáng giá.

Ưu điểm:

• miễn phí
• tự động lưu
• chỉnh sửa thời gian thực nhiều người
• chạy trực tiếp trên trình duyệt
• đồng bộ Google Drive

Đây là giải pháp cực kỳ phổ biến trong:

• trường học
• startup
• nhóm làm việc online
• cộng đồng content

Tuy nhiên do hoạt động chủ yếu trên nền web nên sẽ phụ thuộc Internet. Ngoài ra các tính năng chuyên sâu về Excel vẫn chưa thể mạnh bằng Microsoft Excel truyền thống.

WPS Office – Giao diện giống Microsoft Office nhất​

WPS Office

WPS Office được nhiều người dùng Windows lựa chọn vì giao diện rất giống Microsoft Office hiện đại, đặc biệt là ribbon UI.

Bộ phần mềm gồm:

• Writer
• Spreadsheets
• Presentation
• PDF tools

Ưu điểm:

• nhẹ
• đẹp
• tương thích Office tốt
• nhiều template
• có tiếng Việt
• hỗ trợ tab tài liệu

Bản miễn phí vẫn dùng tốt cho đa số nhu cầu thông thường. Tuy nhiên sẽ có quảng cáo và một số tính năng nâng cao bị khóa sau gói Premium.

Polaris Office – Đồng bộ đa nền tảng​

Polaris Office

Polaris Office khá phổ biến trên Android và tablet. Ưu điểm là hỗ trợ đồng bộ giữa PC và điện thoại khá tốt.

Phần mềm này phù hợp với:

• người thường xuyên di chuyển
• làm việc trên điện thoại/tablet
• cần chỉnh sửa nhanh file Office

Ngoài ra giao diện cũng tương đối hiện đại và hỗ trợ PDF tích hợp.

SoftMaker FreeOffice – Nhẹ và tương thích tốt​

SoftMaker FreeOffice

FreeOffice được đánh giá khá cao về tốc độ và khả năng tương thích định dạng Microsoft Office.

Ưu điểm:

• chạy nhanh
• nhẹ
• ít tốn RAM
• mở file DOCX/PPTX/XLSX khá ổn

Đây là lựa chọn phù hợp cho:

• laptop cũ
• PC văn phòng cấu hình thấp
• người cần bộ Office gọn nhẹ

Open365 – Giải pháp cloud mã nguồn mở​

Open365 từng được xem là “Google Docs phiên bản mã nguồn mở”, kết hợp LibreOffice với dịch vụ cloud.

Dù hiện không còn được phát triển, đây vẫn là dự án thú vị với những ai yêu thích self-host hoặc hệ sinh thái open source.

Zoho Workplace – Bộ công cụ văn phòng cho doanh nghiệp​

Zoho Workplace

Zoho Workplace không chỉ có xử lý văn bản mà còn tích hợp:

• mail doanh nghiệp
• chat nhóm
• lưu trữ cloud
• quản lý công việc

Đây là lựa chọn được khá nhiều doanh nghiệp nhỏ và startup dùng để thay thế hệ sinh thái Microsoft 365 hoặc Google Workspace nhằm giảm chi phí.

Có thể thay thế hoàn toàn Microsoft Office không?​

Câu trả lời là: tùy nhu cầu.

Nếu công việc của bạn chủ yếu là:

• soạn văn bản
• làm báo cáo
• thuyết trình
• học tập
• chỉnh sửa file cơ bản

… thì các giải pháp miễn phí hiện nay hoàn toàn đủ dùng.

Tuy nhiên với:

• file Excel cực nặng
• macro VBA
• tài liệu doanh nghiệp phức tạp
• định dạng chuyên nghiệp
• workflow công ty lớn

… thì Microsoft Office vẫn đang có lợi thế lớn nhất về độ tương thích và tính năng.

Dù vậy, sự phát triển của các phần mềm miễn phí và mã nguồn mở đang giúp người dùng có thêm nhiều lựa chọn hợp pháp hơn thay vì phải tìm đến các bản Office C………. như trước đây.